一、企業(yè)簡介

      上海國際招標有限公司是上海建工控股集團旗下的重要企業(yè)，依托集團的強大實力和資源優(yōu)勢，在招標代理、政府采購、工程造價咨詢等領域積累了豐富的經驗。具備政府采購代理資格，能夠為客戶提供全方位的政府采購代理服務。通過規(guī)范的操作流程和嚴格的質量控制，確保政府采購活動的公正、公平和透明。

二、項目背景

      隨著信息技術的飛速發(fā)展和全球對環(huán)境保護意識的日益增強，無紙化辦公會議已成為現代企業(yè)管理的重要趨勢。作為中國經濟中心城市的標桿企業(yè)，上海國際招標有限公司積極響應國家節(jié)能減排號召，致力于推動綠色辦公和數字化轉型。在招標代理及咨詢服務領域，傳統(tǒng)的專家評審會議模式存在大量紙質文件的使用，不僅增加了辦公成本，還對環(huán)境造成了不必要的負擔。同時，紙質文件的傳遞、管理和保存也存在諸多不便，如易丟失、難檢索、難共享等問題，嚴重影響了專家評審會議效率和評審質量。

      為了克服傳統(tǒng)評審會議模式的弊端，提高會議效率，降低辦公成本，保護環(huán)境資源，上海國際招標有限公司決定建設智能無紙化專家評審會議系統(tǒng)。具體需求如下：

       1）電子化會議文件：實現會議議程、評審材料、評審報告等所有文件資料的電子化發(fā)送、存儲和共享。通過電子化處理，減少紙質文件的使用，方便文件的傳遞和管理，提高會議效率。

       2）電子簽到與身份認證：采用電子簽到系統(tǒng)取代傳統(tǒng)的紙質簽到方式，參會專家可通過評審會議終端進行簽到，并進行身份認證，確保會議的安全性和準確性。

       3）電子評審與投票：開發(fā)電子評審系統(tǒng)，使專家能夠在系統(tǒng)中進行在線評審和投票，實現評審過程的無紙化和實時統(tǒng)計。系統(tǒng)應具備自動記錄、匯總和展示評審結果的功能，提高評審的公正性和效率。

       4）電子會議紀要：會議結束后，系統(tǒng)自動生成電子版的會議紀要，參會人員可在系統(tǒng)中進行意見反饋和確認。電子會議紀要不僅節(jié)約了紙張資源，還方便了會議紀要的傳遞和保存。

       5）數據安全與隱私保護：系統(tǒng)需具備完善的數據安全機制，確保會議文件、評審結果等敏感信息的安全性和隱私性。同時，系統(tǒng)應支持數據加密、訪問控制等安全措施，防止數據泄露和非法訪問。

       6）系統(tǒng)集成與擴展性：系統(tǒng)需與上海國際招標有限公司現有的辦公系統(tǒng)和業(yè)務流程進行無縫集成，確保數據的互聯(lián)互通和業(yè)務的順暢運行。同時，系統(tǒng)應具備良好的擴展性，以滿足未來業(yè)務發(fā)展的需求。

       7）用戶友好與培訓支持：系統(tǒng)界面應簡潔明了，操作便捷，易于上手。同時，公司應提供全面的用戶培訓和技術支持服務，確保參會專家和工作人員能夠熟練掌握系統(tǒng)的使用方法和技巧。

三、項目概況

      本項目旨在建設一套智能無紙化專家評審會議系統(tǒng)，以替代傳統(tǒng)的紙質評審模式，實現會議文件的電子化、評審流程的在線化以及數據的集中管理與安全保護。項目旨在提高評審效率、減少資源浪費、增強數據安全，并進一步提升公司的市場競爭力和社會形象。

系統(tǒng)硬件配置：

      根據項目需求，配備12臺18.5寸高清智能評審會議終端一體機（6.0mm窄邊框，帶雙路HDMI信號切換，帶PC指示燈，屏幕帶手掰調節(jié)仰角，整屏厚度僅為12mm，采用i7 12代處理器、32G內存、512G SSD盤）、12套銳進無紙化會議客戶端軟件V10.0、1臺多媒體會議控制主機用于服務器管理及應用數據的支撐、1套銳進無紙化后臺管理系統(tǒng)V10.1、1臺全數字會議拓展主機、1臺大屏控制器、1臺高清數字編碼器、1臺智能中控系統(tǒng)主機、1臺4*4無縫切換矩陣、1臺導軌式電源控制器、1臺LED調光器、1臺智能會議中控平板；及配套音頻擴聲系統(tǒng)采用2只白色的陣列會議音柱（額定功率：300W）、1臺雙通道功率放大器（額定功率：2*400W）、1臺8路數字音頻處理器、1臺數字反饋抑制器、1臺數字電源管理器、2套無線真分集手持話筒、1套多功能信息盒及1個4英寸的墻控屏（實現筒燈的開關及窗簾控制）。

系統(tǒng)架構設計：

      根據項目需求，設計包括前端用戶界面、后端處理邏輯、數據庫存儲及安全機制在內的系統(tǒng)架構，確保系統(tǒng)的高效運行與數據安全。

功能模塊：

      會議信息管理：系統(tǒng)可查看相關會議日程，會議日程將自動按時間排序顯示到日程中評審專家可隨時點擊查看、評審室模擬布局圖、評審專家信息列表等信息。

      電子文件管理：實現評審會議文件的電子化上傳、存儲、分享屏幕與版本控制，支持多格式文件查看與批注。如評審專家可對文件進行高亮、下劃線、刪除線、圖形等標記，支持單筆擦出或全屏清除。

      電子簽到與身份認證：電子簽到系統(tǒng)，支持二維碼掃描、人臉識別等多種簽到方式，并集成身份認證功能，確保參會人員身份的真實性，會議結束后可導出正式的專家評審簽到表。

      在線評審與投票：提供在線評審界面，支持專家在線填寫評審意見、打分及投票，系統(tǒng)自動匯總評審結果并生成報告。

      會議紀要管理：會議結束后自動生成電子會議紀要，支持參會人員在線查看、編輯與確認，便于后續(xù)跟蹤與歸檔。

      界面信號切換：系統(tǒng)通過信號管理一鍵切換表決功能、視頻播放、電子畫板、會議交流等，實現會中功能的快速切換應用。

      個性化服務功能：系統(tǒng)含有個性化服務模塊，會中可呼叫茶、水、筆、紙、計算器，可自定義錄入需求內容。

      集中控制功能：通過中控pad一鍵控制筒燈的開、關（一組或多組或全部開關等），攝像機的開機、關機、上、下、左、右的調節(jié)，矩陣信號的輸入與輸出控制，聲音的輸出大小控制，視頻會議的控制，機柜電源的開關控制，窗簾的升降控制，大屏的開關控制，智能評審會議終端一體機的開關機及升降控制等功能，界面簡潔明了，皮膚可自定義。

      數據安全與隱私保護：建立數據加密、訪問控制、日志審計等安全機制，確保會議文件與評審數據的安全性與隱私性。

      系統(tǒng)集成與測試：將智能無紙化專家評審會議系統(tǒng)與現有辦公系統(tǒng)、郵件系統(tǒng)等進行集成，實現數據的互聯(lián)互通。同時，進行全面的系統(tǒng)測試，包括功能測試、性能測試、安全測試等，確保系統(tǒng)穩(wěn)定可靠。

      用戶培訓與技術支持：為參會專家與工作人員提供系統(tǒng)的操作培訓，確保他們能夠熟練掌握系統(tǒng)的使用方法。同時，提供持續(xù)的技術支持與維護服務，保障系統(tǒng)的正常運行與升級迭代。

四、現場案例

五、系統(tǒng)拓撲

六、項目預期效果

       提升評審效率與準確性：通過在線評審與自動匯總功能，減少人工操作與錯誤，提高評審效率與準確性。

       降低辦公成本：減少紙質文件的使用與存儲成本，降低打印、復印等費用支出。

       增強數據安全與隱私保護：建立完善的數據安全機制，確保會議文件與評審數據的安全性與隱私性。

       優(yōu)化用戶體驗：提供直觀易用的系統(tǒng)界面與詳盡的操作指南，提升用戶體驗與滿意度。

       提升公司形象與競爭力：展現公司在數字化轉型與綠色發(fā)展方面的前瞻性與責任感，提升公司品牌形象與市場競爭力。